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¿Como haces tú firma más productiva? Abogados felices son altamente productivos


   14 de noviembre de 2019

¿Como haces tú firma más productiva? Abogados felices son altamente productivos

El tiempo es oro en la productividad un despacho legal. Hoy ser productivo conlleva a tener la capacidad de discernir entre prioridades.

Fabio Guzmán, socio de Guzmán Ariza, nos conceptualiza el significado de Productividad, nos comenta: "Las firmas de abogados son empresas de servicio y, como tales, han de gestionarse con los mismos sistemas de gestión que las demás empresas de ese sector, a fin de aumentar los niveles de eficiencia y productividad, así como para optimizar el uso de sus recursos. Con ello se logra aumentar la satisfacción de sus clientes y, en consecuencia, sus beneficios. La productividad, de la mano con otros factores como la calidad, la eficiencia, la puntualidad, la innovación, la gestión del cambio, entre otros, son considerados factores claves para el éxito del ejercicio legal en el siglo 21".

Terencio García M., socio de García & Bodán, nos comenta que, "La productividad es un factor importante para la firma, porque la productividad da el margen económico suficiente para poder realizar proyectos en beneficio del desarrollo de la firma. La productividad generalmente se traduce en ganancias -utilidad-, y es la utilidad la que le permite a García & Bodán crear la plataforma necesaria para poder brindar el mejor servicio y las mejores herramientas a nuestros abogados que contribuyan y faciliten su productividad misma.".

Los despachos legales están evolucionando hacia un modelo de despachos responsables y conscientes de mantener un equilibrio entre la vida laboral y personal, o lo que hoy llamamos work – life balance. Dedicar tiempo para aprender a ser un abogado efectivo resulta ser una inversión más rentable. Desde el punto de vista empresarial esto tiene como resultado abogados mas felices y altamente productivos. Los despachos legales deben, en consecuencia, modificar el sistema en el que trabajan hacia un modelo más eficiente y eficaz.

El Socio Terencio García explica, "hay una evolución en este tema. Hace 20 años cuando comenzó la firma, la productividad era básicamente el ingreso de la mayor cantidad de horas facturables de parte del abogado hacia el cliente, siempre respetando lo que es una facturación responsable y ética; medíamos al abogado estrictamente en base al número de horas que producía y si producía muchas horas era muy productivo y si no lo hacía, era poco productivo. Esto ha ido evolucionando a entender que hay factores que inciden en la productividad. Después nos hemos venido dando cuenta, y ha sido un proceso paulatino, que para que el abogado sea productivo necesita descansar, porque nosotros somos la máquina, y las máquinas si no las detienes nunca, se desgastan. Segundo nos dimos cuenta que el ambiente de trabajo era importante para favorecer la productividad, y hemos hecho cambios, buscando gerencias más amigables a la necesidad del abogado que gerencias que sean totalmente ajenas a la necesidad el abogado y solo piensen en los números, en montos de facturación y la utilidad final".

Para un despacho legal, es primordial hacer uso eficiente de sus recursos que hacen posible la gestión de procesos internos, tales como la optimización de los procesos de facturación, gestión del tiempo invertido en un cliente, optimizar el tiempo de los miembros de la firma principalmente de los abogados, entre otros. Sin embargo, el recurso más importante es el tiempo de los abogados.

Hay varios elementos que debemos considerar para optimizar el uso interno de los recursos y por ende optimizar el tiempo de los abogados que producen.

El abogado debe planificarse. Las funciones son cada vez más amplias y tienen objetivos a cumplir cada vez más exigentes. Los bufetes piden que los abogados desempeñen funciones directivas, mercadeo, liderar equipos y que den un servicio de calidad tanto interno como externo, cada vez más indispensables.

El bufete debe apoyar al abogado implementando programas de gestión que permita a los socios y miembros del bufete ser más eficientes conjuntamente, tener la información a la mano, dar una respuesta rápida al cliente y por consiguiente aumentar la productividad de la firma pudiendo ocupar su tiempo para su práctica legal.

García & Bodán y Guzmán Ariza han realizado varios esfuerzos para lograr la productividad en sus firmas legales:

•            Herramientas tecnológicas para hacer la vida del abogado más fácil en el cumplimiento de sus tareas administrativas, de tal manera que pueda ser más productivo, es decir poder facturar más. Usar un programa informático para la gestión del calendario, contactos, casos, notas, documentos y las horas que trabajan los abogados.
•            Relajamiento de la gerencia para entender las necesidades de los abogados. Un muy buen ambiente de trabajo ha logrado incidir en la productividad del abogado.
•            La comunicación constante con los abogados para mantener la filosofía institucional en pie (misión, visión y valores).
•            El apoyo al abogado por otras personas del equipo administrativo ha incidido en su productividad de forma positiva.
•            La especialización de los abogados y el enfoque de entregarles mayor trabajo en cierta área de práctica ha incidido en su productividad, en vista que ir creando experticia y especialización permite que los abogados sean más productivos en su área de práctica.
•            La implementación de un sistema de gestión de la calidad y gestión del conocimiento para estandarizar los servicios legales.
•            La documentación de los procedimientos, procesos e instructivos de trabajo de los servicios legales para disminuir los errores y aumentar la eficiencia en la entrega del servicio.
•            El mapeo y estudio de los procesos legales para eliminar las acciones que no agregan valor y disminuir el tiempo de entrega.
•            El análisis de los datos de nuestros clientes, casos, horas registradas, tareas realizadas y las encuestas de satisfacción.
•            La toma de decisiones basada en los datos estadísticas y el análisis de los datos.

Hoy en día existen un gran número de programas de gestión, entre ellos Machine Learning (Inteligencia Artificial), así mismo software que impactan directamente en la productividad y optimización de recursos como TimeBillingX de Lemontech, Tracking Time, My Case, entre otros.

Sus usos nos permiten abarcar otras áreas como el desarrollo del negocio, prestación de nuevos servicios, gestión de personas, etc. Por esta razón hoy en día se hace más común que las firmas legales contraten ingenieros que trabajen de la mano con los abogados de su bufete y que ambas partes se colaboren para aumentar la productividad de la misma.

Fabio Guzmán de Guzmán Ariza comenta, "como es estándar en el resto del mundo, contamos con un sistema de registro de horas y un sistema de gestión de la calidad dirigido por nuestro Director de Calidad que brinda diseño, elaboración, implementación y seguimiento a los procesos legales y los tiempos de los abogados. El mismo se encarga de explicar e interactuar con los supervisores de área cuando los abogados no están teniendo el rendimiento adecuado para ver su causa y tratar de mitigar el problema a tiempo.

El sistema de gestión de la calidad de la firma se basa en los requisitos de la norma ISO 9001:2015 que requiere un enfoque a procesos y a los clientes desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la jerarquía institucional.
La documentación de los procedimientos, procesos e instrucciones de trabajo ayudan a mitigar los errores en la entrega de un servicio legal y en la inducción de nuevos empleados a la firma".  

El uso correcto de estas herramientas pueda mejorar su eficiencia hasta en un 30%. Sin embargo, la clave del éxito será siempre y cuando, se seleccione la tecnología adecuada y se invierta tiempo en la capacitación de los abogados. Así como el completo involucramiento de todos los miembros de la firma.

"El desafío más grande de todo es esto es crear una cultura alrededor de las cosas que son buenas para la productividad. Se pueden dar muchas herramientas o todas las facilidades, pero si no hay cultura, un hábito respecto al uso de esos elementos que permiten hacer más productivo al abogado, no se va a implementar. El cambio de cultura para que se utilicen las herramientas que hacen al abogado más productivo debe de ser uno de los enfoques principales, uno de los objetivos que debe presidir una firma y un negocio: crear hábito, crear cultura. Asimismo, lograr un balance entre la vida personal y la productividad no lo hemos logrado, es bien difícil. Lograr ese balance es de los grandes desafíos que todavía no hemos logrado resolver en su totalidad", expresa el abogado Terencio García de García & Bodan.

Para Guzmán Ariza algunos de los desafíos que han enfrentado ha sido para que sus abogados sean más productivos han sido:

•            Sensibilización constante sobre la importancia del trabajo en equipo
•            Concientización sobre el manejo de la información y como esta, en caso de que falte, puede afectar la productividad de otros departamentos (los abogados no son islas independientes, eso es parte de la práctica del siglo 20. En la actualidad nuestros abogados participan en un equipo multidisciplinario para lograr objetivos en común y alcanzar las metas estratégicas de la firma)
•            Enfoque a los procedimientos y procesos 
•            Colaboración en el proceso de auditoría de expedientes para garantizar que todo expediente tenga las informaciones actualizadas del cliente y en orden
•            Entrenamiento continuo
•            Tomar como parámetros las mejores prácticas de la industria legal y aplicarlas a nuestros procesos legales, entre otros.

De esta forma el bufete tiene como resultado que los abogados dediquen todas las horas que puedan a los asuntos importantes y no a cuestiones menores.

Ser productivos es aprender a trabajar más de una manera eficiente. "Debemos de darle al abogado todas las herramientas, aptitudes y actitudes para que él esté contento y por qué no decirlo, se sienta realizado haciendo lo que está haciendo," indica Terencio García.

"La tendencia en el desarrollo de soluciones informáticas para mejorar los servicios legales en firmas pequeñas y grandes nos deja en un plano de mejora continua e innovación constante de nuestros sistemas y el activo más importante de las firmas, abogados y demás profesionales que forman un equipo multidisciplinario", expresa Fabio Guzmán.

"Pasar más horas de las necesarias en el despacho no garantiza una mayor productividad".
 
"Partiendo de la premisa de que el abogado es responsable con sus compromisos frente al cliente y la firma, si yo estoy más tiempo en la firma, generalmente voy a poder hacer más, pero, y es aquí donde estoy parcialmente de acuerdo, llega un momento en el que estar todos los días 12 horas en la firma, cansa, y eso es lo que quieres evitar, ya que esto puede llegar a afectar tu productividad en sí" comenta Terencio García de García & Bodán.

Así mismo, Fabio Guzmán de Guzmán Ariza opina que "El tiempo profesional y personal no debe desperdiciarse y el trabajo debe realizarse en los términos y tiempos precisos.  Hoy día la investigación es mucho más fácil por la digitalización y tecnología existente, logrando los abogados tener así un mejor manejo del tiempo.  En una época en que se promueve el trabajo remoto desde cualquier lugar, quedó atrás el tiempo de pasar horas interminables en los despachos.  Lo importante ya no es estar en el despacho legal todo el tiempo sino producir y entregar al cliente la solución o consulta deseada de manera eficiente."
 
El tema de productividad continúa siendo todo un reto en los despachos legales.

LATIN COUNSEL

 

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