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Las firmas planifican cambios importantes en las oficinas para la era posterior a la pandemia


Estados Unidos    30 de marzo de 2021

Las firmas planifican cambios importantes en las oficinas para la era posterior a la pandemia

Las empresas toman decisiones basadas en las preferencias de trabajo remoto y las necesidades de personal de la oficina, ya que reducir el espacio de la oficina puede significar grandes ahorros a largo plazo. Muchos ya están tomando decisiones en el lugar de trabajo en respuesta a la pandemia, desde instalar nuevos sistemas de filtración de aire en las oficinas hasta convertir el trabajo remoto al menos en un elemento fijo de tiempo parcial después de que retrocede.

Las empresas están analizando de cerca las preferencias de trabajo remoto de su fuerza laboral y quién debe ingresar cuando, ya que reducir el espacio de la oficina puede significar grandes ahorros a largo plazo. Cushman & Wakefield encuestó a 700 empresas estadounidenses en el cuarto trimestre de 2020, y solo el 7% de los encuestados dijo que planeaba no hacer cambios en sus lugares de trabajo, dijo Sherry Cushman, quien encabeza su grupo asesor del sector legal. En contraste, otro 69% dijo que haría cambios incrementales, mientras que el 24% dijo que los cambios serían enormes.

Las grandes firmas de algunos estados como Atlanta todavía tienen entre el 15% y el 30% de asistencia a la oficina, pero las firmas están tratando activamente de averiguar cómo se verán la asistencia y el uso del espacio después de la pandemia, ya que muchos líderes de firmas esperan poder regresar a una oficina más normal.  "Trabajar de forma remota está aquí para quedarse", dijo Eric Schroeder, socio gerente de Bryan Cave Leighton Paisner en Atlanta. "No creo que volvamos a tener un retorno del 100% a la oficina. La pregunta es, ¿qué porcentaje volveremos dentro de un año? " Schroeder, como muchos líderes de empresas, cree que la oficina se convertirá más en un destino. Las personas de los mismos equipos de clientes, por ejemplo, pueden venir varias veces al mes específicamente para intercambiar ideas. Schroeder predijo algunas oficinas compartidas y posiblemente incluso hoteles, con un grupo de oficinas abiertas en las que las personas pueden registrarse cuando ingresan.

Actualmente, la oficina de 80 abogados de Bryan Cave en Atlanta está a aproximadamente un 15% de su capacidad, dijo Schroeder, y en un patrón de espera hasta que las vacunas estén más generalizadas. Después de que las personas se vacunen y sea seguro regresar a la oficina, la empresa se volverá "mucho más decidida en cuanto a la formación de equipos y las oportunidades de aprendizaje", dijo. Bryan Cave está encuestando a abogados y personal en toda su presencia global en este momento sobre lo que ha funcionado o no durante el último año de trabajo de forma remota y lo que quieren en el futuro. Schroeder se sorprendió por las respuestas positivas de los empleados de la empresa en Atlanta a una consulta de encuesta sobre el uso compartido de oficinas. El equipo de marketing local, por ejemplo, dijo que una oficina sería suficiente para ellos. "A la gente le gusta trabajar de forma remota y ahora somos tan productivos como hace un año", afirmó. Dicho esto, cualquier oficina compartida o alojamiento será voluntario, dijo Schroeder. "No creo que sea una regla única para todos. Será impulsado por el grupo de práctica y las circunstancias individuales de las personas", dijo.

Smith Gambrell & Russell, que se trasladará a su nueva sede de Atlanta el 1 de septiembre, también está planificando su lugar de trabajo posterior a la pandemia. La empresa se mudará a cinco pisos en una torre de oficinas de 31 pisos en construcción en 1105 West Peachtree St. N.W, a pocas cuadras de su ubicación actual en el edificio Promenade de Midtown en 1230 Peachtree St. N.E. En respuesta a las preocupaciones de salud en torno a COVID-19, el nuevo edificio ha mejorado la filtración de aire, con filtros de grado hospitalario MERV 13, y su sistema de ventilación se ha actualizado para absorber más aire exterior, dijo el presidente de la firma, Stephen Forte. Mientras tanto, Smith Gambrell también ha agregado un sistema de ionización bipolar que mata virus y bacterias a sus espacios públicos.
Smith Gambrell seguirá teniendo oficinas individuales para todos los abogados y asistentes legales, pero todas serán de tamaño estándar, como se planeó antes de la pandemia, dijo Forte. Habrá alrededor de 180 oficinas individuales en el nuevo espacio, dijo Forte, y las estaciones de trabajo del personal tendrán paredes de 5 pies con divisiones de vidrio en la parte superior para una protección adicional. Todos están separados por 6 pies.

Por ahora, la firma no planea ningún tipo de oficina compartida, dijo Forte, porque "no queremos correr el riesgo de propagar ningún tipo de infección", pero la situación podría evolucionar. Forte espera solicitudes de mayor flexibilidad en el trabajo remoto en la oficina de pospandémica, "pero todavía no estamos en ese punto", dijo. "No nos volvemos virtuales", dijo. "Creemos que el contacto personal es importante para mantener nuestra cultura, para colaborar y orientar a nuestros jóvenes en su desarrollo profesional. Estamos comprometidos con nuestro espacio de oficina y arrendamientos ". Si la situación de salud mejora lo suficiente, Forte espera que regrese a la oficina hasta cierto punto antes del 1 de septiembre. Actualmente, la oficina de Smith Gambrell en Atlanta tiene aproximadamente un 15% de asistencia, lo cual es voluntario.

Costos inmobiliarios

El trabajo de oficina flexible afectará en última instancia los costos de los bufetes de abogados. Con el aumento de los gastos de tecnología para la mayoría de las empresas, están buscando formas de ahorrar en espacio de oficina, dijo Sherry Cushman, quien dirige el grupo asesor del sector legal para la firma de servicios inmobiliarios comerciales Cushman & Wakefield. "Si un tercio de la fuerza laboral trabaja desde casa y usa la oficina como un espacio de aterrizaje, elimina una gran cantidad de bienes raíces". Y si los otros dos tercios solo usan la oficina dos o tres días a la semana, y las empresas despliegan oficinas compartidas u hoteles, "el sector inmobiliario se vuelve cada vez más delgado", dijo, y señaló que las oficinas de un solo tamaño para socios y asociados son clave para proporcionar flexibilidad para reconfigurar el espacio.

Una empresa de San Francisco decidió recientemente trasladar a todos sus empleados a oficinas compartidas cuando regresen, dijo Cushman, lo que podría significar que solo se necesitan 50 oficinas para 100 personas. Pero Atlanta es más conservadora en el uso del espacio, agregó.
Los líderes de las empresas están sopesando las consideraciones de costos con preocupaciones culturales. Cushman dijo que ninguna empresa tenía más del 5% de los empleados diciendo que querían regresar a la oficina cinco días a la semana. "Pero la oficina es más importante que nunca porque es el lugar al que se va a llenar el tanque de gasolina", agregó. "Vas dos o tres días a la semana para recibir la capacitación, la educación, la interacción humana, la colaboración y la cultura". "El mayor temor que tienen los líderes de los bufetes de abogados es perder la cultura, y su mayor preocupación es asesorar a los abogados más jóvenes", dijo Cushman. "La clave será el equilibrio cuando entren los asociados". De hecho, Schroeder, de Bryan Cave, dijo que su mayor preocupación para el futuro lugar de trabajo híbrido es la formación de equipos y las oportunidades de aprendizaje para los abogados más jóvenes de la firma. "¿Cómo mantenemos ese sentido de camaradería y aprendizaje?" preguntó.

Para Parker Poe Adams & Bernstein es fundamental mantener su cultura a través de la colaboración, la tutoría y la capacitación, y la oficina es un lugar importante para eso, dijo Ellen Smith, socia de relaciones de la oficina de Atlanta. Los planes de trabajo remoto probablemente se adaptarán al área de práctica o al equipo de la industria, dijo Smith, pero aún habrá abogados con espacio de oficina designado. La oficina de Parker Poe en Atlanta se trasladó a un nuevo piso en 1075 Peachtree St. N.E. en Midtown el año pasado, y el diseño es excelente para situaciones posteriores a una pandemia, dijo Smith. Todos tienen una oficina individual, incluidos los asistentes legales y el personal, en la oficina de Atlanta de 16 abogados de la firma con sede en Charlotte, Carolina del Norte, dijo Smith, y agregó que un gran cambio como el 100% de hotelería está "muy lejos en el futuro". "Queremos que la gente vuelva a entrar, pero con flexibilidad", dijo, por lo que la empresa todavía está evaluando cómo funcionará el modelo híbrido para el trabajo remoto y el diseño de oficinas.

Guerra por el talento

Cushman señaló que las oficinas centrales de las firmas están impulsando las decisiones sobre el uso de oficinas, y el 25% de las firmas de Am Law 100 (The annual Am Law 100 rankings represent the nation’s 100 largest law firms, ranked by revenue) tienen su sede en Nueva York. "Una empresa con sede en Nueva York va a implementar estándares en toda la empresa sin preocuparse por lo que esté sucediendo en Atlanta". Pero sin importar la ubicación, las empresas deben comprender las tendencias del espacio de oficinas en una base macro, dijo Cushman, y agregó que la "guerra por el talento" sigue siendo la principal preocupación de la mayoría de los líderes de las empresas. "Las empresas que no sean capaces de adaptarse lo suficiente perderán su talento", dijo, por lo que los líderes están pensando en cómo usar su espacio de oficina para atraer abogados más jóvenes y reclutas laterales. "No se trata de ser absolutamente preciso sobre las políticas en este momento. Se trata de tener la mente abierta al concepto de cambio", dijo. "Es un acto de equilibrio, pero es una oportunidad maravillosa para probar algo diferente que hace un año nunca funcionaría".

Fuente: Daily Report Online
 

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