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Gestión de una firma de abogados en las diferentes fases de la crisis ante el COVID-19<br />
 


   3 de junio de 2020

Gestión de una firma de abogados en las diferentes fases de la crisis ante el COVID-19
 

Las fases de las crisis se pueden dividir en cuatro etapas para que tenga lugar el inicio de la recuperación para la industria legal. Las firmas deberán invertir recursos en ciertas áreas de enfoque para cada etapa de la crisis una vez que hayan alcanzado el punto viral más alto.

A continuación, vemos las diferentes etapas y áreas de enfoque:

Comenzamos con el EJE HORIZONTAL, que incluye cada una de las siguientes cuatro etapas de la próxima recuperación para la industria legal:

            •            Alcanzando el pico viral (tiempo =?):
Se prevé que una vez que un país alcance el pico viral mas alto, luego de este punto es donde la verdadera confianza comenzará a regresar ante cierta apariencia de normalidad de nuestra forma de vida, incluida la actividad empresarial, comenzará a cambiar a lo positivo. Hasta que lleguemos a este punto y podamos reconocer que realmente ha pasado, experimentaremos una gran cantidad de miedo e incertidumbre, lo que requiere un conjunto limitado y centrado de acciones para mantener la mayor confianza posible en la firma de abogados.

            •            Recuperación cautelosa de la confianza empresarial 
(tiempo estimado = 1 a 3 meses después del pico viral reconocido): 
Una vez que se alcanza un pico, la severidad de esta experiencia combinada con la preocupación por nuevos brotes y el nivel de liquidez de cada negocio causará que cada propietario de negocio adopte un enfoque cauteloso para aumentar el personal si hubo reducción de mismo y la producción/actividad empresarial. Incluso un pequeño revés durante esta etapa causará contratiempos mientras buscamos el próximo pico viral, y con suerte el último.

            •            Recuperación de la actividad comercial 
(tiempo estimado = 2 a 4 meses después de que el período de recuperación prudente comienza y continúa sin retroceso): 
Una vez que la situación se siente segura, la actividad comercial se reanudará y ese tipo de asuntos legales que desapareció o se deprimió severamente durante el brote volverá. (La reapertura de los sistemas judiciales a operaciones más "normales" será una señal significativa). Lo más importante, a medida que el flujo de efectivo se vuelve más predecible en la comunidad empresarial, la receptividad a pagar los gastos legales, incluidos los servicios prestados durante el brote, volverá, lo que prepara el escenario para la última etapa.

            •            Retorno de ingresos y rentabilidad: 
El nuevo pago normal y regular de facturas legales será el claro indicador de que hemos alcanzado esta etapa final de recuperación, durante la cual las actividades de planificación finalmente pueden centrarse en el futuro a largo plazo y consolidar las lecciones aprendidas de este terrible episodio en la cultura y el ADN de la firma de abogados. Para fines de planificación, es importante tener en cuenta que es posible que no lleguemos a esta etapa hasta principios de 2021. Nuestro reloj de recuperación no comienza a funcionar hasta que llegamos al Pico Viral o durante estas fases se encuentre una cura.

Durante estas 4 etapas la firma debe involucrar equipos clave de liderazgo/gestión de alto nivel para poder superar con éxito cada una de estas etapas:

Liderazgo

            •            Evalúe continuamente el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la firma utilizando múltiples escenarios combinada con varias fechas para alcanzar el pico viral para comunicarse honestamente y gestionar las expectativas de los socios (primero) y luego el resto de la firma. 
            •            Suponemos que ya se han tomado medidas agresivas con respecto al gasto discrecional y las obvias (aunque dolorosas) reducciones de costos. Si no, estos deberían ser una prioridad. 
            •            Es posible que se requieran ajustes adicionales para dibujar políticas / planes de compensación. 
            •            Trabaje con líderes de práctica / equipo en el monitoreo de indicadores clave de desempeño para demanda, productividad y precios bajo operaciones remotas. 
            •            Asegúrese de que el socio adecuado se mantenga en contacto con cada uno de los 100 principales clientes de la firma. 
Socios
            •            Asegúrese, por encima de todos los demás problemas y preocupaciones, de que la calidad de los servicios legales proporcionados se mantenga al menos en los niveles anteriores a Covid-19. Siempre que sea posible, mejore los niveles de servicio, en particular en torno a los tiempos de respuesta y para garantizar que su consejo a los clientes sea breve y útil para las necesidades del cliente del momento.
            •            Esté lo más cerca posible de sus clientes para a) proteger y mejorar la relación yb) aprender de su pensamiento para que pueda revisar su presupuesto y la prestación de servicios legales en función de lo que exigen.
            •            No evite discusiones difíciles con los clientes en este momento. Hay muchos competidores dispuestos que no evitarán tales conversaciones. Identifique qué clientes tienen más probabilidades de verse gravemente afectados a corto plazo y hable con ellos sobre sus necesidades.
            •            Diseñe ofertas especiales que se integren y trabajen mejor en asociación con clientes clave.
            •            Habrá un aumento en la fusión y la actividad lateral como resultado de este desafortunado evento. Debe ser oportunista con respecto al desarrollo de oportunidades de crecimiento estratégico.
            •            Monitoree regularmente la moral y el bienestar de todos los abogados y miembros del personal con quienes cualquier socio tenga contacto.

Talento humano/RRHH

            •            Trabaje en estrecha colaboración con el liderazgo firme y el equipo de contabilidad y finanzas en escenarios de presupuesto y resultados de personal relacionados.
            •            Comuníquese en exceso con la mayor honestidad posible, con abogados y personal.
            •            Programe al menos una reunión virtual semanal con abogados y luego el resto del personal. 
            •            Responda en tiempo real (lo mejor que pueda) a todas las preguntas e inquietudes.
            •            Asegúrese de que todo el personal esencial que debe estar en cualquier oficina esté protegido y siga todas las pautas con respecto a la transmisión de Covid-19. 
            •            Consulte regularmente a los asesores laborales y laborales para estar al tanto de las leyes cambiantes relacionadas con problemas de personal y posibles reducciones en vigencia.
            •            Trabaje con líderes de grupos de práctica, que necesitan saber cómo liderar y administrar en un mundo virtual, un objetivo que requiere un conjunto completamente nuevo de habilidades.
            •            Controle regularmente la moral y el bienestar del equipo de Talento / Recursos Humanos.

Contabilidad y Finanzas

            •            Apoye la tarea clave del liderazgo de la empresa para "evaluar continuamente el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la firma utilizando múltiples escenarios", como se describió anteriormente.
            •            Monitoree el flujo de caja diariamente y proporcione proyecciones basadas en la mejor información posible.
            •            Asegure, aumente y / o drene una línea de crédito.
            •            Asesorar a los socios en la planificación fiscal.
            •            Proporcione regularmente un liderazgo firme con presupuestos y escenarios actualizados, incluida una evaluación del peor de los casos.
            •            Asegúrese de que las concesiones de los clientes se realicen cuidadosamente para que la firma no se quede atascada con un descuento permanente por debajo del mercado.

Marketing y Desarrollo de Negocio

            •            Asegúrese de que la empresa permanezca visible y produzca los mensajes de mercado apropiados en torno a la pandemia, incluida la posición única de su firma para satisfacer las necesidades del mercado.
            •            Ayude al liderazgo firme y a los socios a mantenerse conectados con los clientes y aprender tanto de ellos como sea posible con fines de planificación.
            •            Conviértase en el eje central "voces de los clientes" durante este evento.
            •            Garantizar que la firma se mantenga en el top of mind de los clientes y potenciales clientes.

IT & Operaciones

            •            Asegúrese de que la tecnología de trabajo remoto funcione de manera óptima.
            •            Baje las operaciones físicas a lo esencial.
            •            Garantizar que todo el personal tenga las herramientas para trabajar de manera remota y/o presencial de acuerdo a las políticas y posibilidades de su firma.
 

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