La contabilidad como deber del empresario en México

La contabilidad debe revelar información sobre la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados del negocio del empresario. Por ello la contabilidad es una disciplina informativa de cuyo resultado se valen los socios, accionistas y terceros interesados para la toma de decisiones de orden empresarial. En cualquiera de las etapas del proceso contable pueden obtenerse datos para evaluar la situación patrimonial, financiera y los resultados de la entidad económica. En efecto, el registro diario de los hechos con ocasión del objeto económico de la entidad utilizando la metodología de la partida doble permite informar sobre el resultado a una fecha determinada y emitir un balance sobre la situación de los activos, pasivos y patrimonio, aun cuando tal reporte corresponda a un período de tiempo distinto al ejercicio económico exigido en el acta constitutiva de la sociedad mercantil.

Ciertamente, la contabilidad registra y al mismo tiempo relata una historia limitada temporal y materialmente por los hechos, actos, negocios, transacciones y operaciones de contenido económico que son la vida de la entidad titular del resultado contable. La contabilidad no deja de ser una relatoría de hechos con contenido económico tales como: el registro y utilización de activos, la asunción y aplicación de deudas, la valoración de participaciones patrimoniales, la determinación de utilidad o pérdida sobre el producto vendido o el servicio prestado en función del ingreso y la aplicación de los costos invertidos y gastos desembolsados, entre otros.  

Dada la relevancia de la contabilidad para el negocio del empresario como sistema de registro y reporte de los hechos económicos; y como sistema de comunicación sobre la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados financieros, es que existe una amplia regulación en el Código de Comercio, la Ley General de Sociedades Mercantiles y en el Código Fiscal de la Federación sobre la llevanza y revelación de la información contable.   

Por una parte, el Código de Comercio exige a todos los comerciantes llevar un sistema de registro y procesamiento de datos (hechos económicos), dejando la abierta la posibilidad que el empresario escoja los instrumentos y recursos técnicos que mejor se adapten a su negocio. En todo caso, el sistema de registro y revelación de información contable, deberá permitir como mínimo lo siguiente: (i) identificar el contenido de cada una de las operaciones, hechos, transacciones, actos, negocios, los cuales deberán constar en los documentos comprobatorios originales, (ii) hacer seguimiento a todas las operaciones individuales hasta la acumulación periódica final de cada una de las cuentas contenida en el catálogo o plan de cuentas del negocio, (iii) preparar los estados financieros, y (iv) controlar y verificar internamente sobre la omisión y error del registro y revelación de la información contable. 

A tal fin, cualquiera sea el sistema contable utilizado por el empresario mexicano, deberá permitirle llevar un libro mayor. En este libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final. Podrán llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la sociedad mercantil.

Además, el Código de Comercio exige que como parte de la contabilidad se lleve un libro de actas. En este libro se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración. Entendemos que el Código de Comercio, hace referencia a las actas de asambleas generales de accionistas, ya sean ordinarias o extraordinarias, que se constituyan, según corresponda, para: discutir, aprobar o modificar el informe del administrador, nombrar al administrador o tratar algunos de los siguientes asuntos: prórroga de la duración de la sociedad; disolución anticipada de la sociedad; aumento o reducción del capital social; cambio de objeto de la sociedad; cambio de nacionalidad de la sociedad; transformación de la sociedad; fusión con otra sociedad; emisión de acciones privilegiadas; amortización por la sociedad de sus propias acciones y emisión de acciones de goce; emisión de bonos y cualquiera otra modificación del acta constitutiva.

En todo caso, el empresario estará obligado a llevar toda la información contable en idioma castellano y conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología por un plazo mínimo de diez años. Los herederos del empresario tienen la misma obligación. 

Por su parte, el Código Fiscal de la Federación establece el contenido de la información contable para todo aquél empresario que de acuerdo a las disposiciones fiscales esté obligado a llevar contabilidad. En este sentido, la contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales y la que acredite sus ingresos y deducciones. 

De tal forma, el Código Fiscal contiene un régimen más amplio en la precisión del contenido de la información contable. En efecto, la información contable que puede ser exigida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en el ejercicio de facultades de comprobación a los fines del control y verificación de la correcta determinación de las contribuciones, no solo abarca el libro mayor y el libro de actas de asambleas según lo dispone el Código de Comercio. También abarca a los papeles de trabajo del profesional contable, conciliaciones financieras, fiscales, balanzas de comprobación, estados de cuentas bancarios, estudios de precios de transferencia, dictámenes y toda la documentación comprobatoria de los registros contables, contratos, acuerdos, proyecciones, órdenes de compra, comprobantes fiscales, notas de entrega, notas de crédito, notas de débito, controles volumétricos, origen y los movimientos de la cuenta de utilidad fiscal neta, de la cuenta de capital de aportación o de cualquier otra cuenta fiscal o contable, declaraciones informativas, declaraciones de pagos provisionales, declaraciones definitivas de contribuciones federales, cédula de identificación fiscal o la solicitud de inscripción en el registro federal de contribuyentes o copia certificada de cualesquiera de dichos documentos, entre otros.

Adicional a lo anterior, el empresario tendrá la obligación de conservar la información contable y a disposición de la autoridad fiscal en su domicilio fiscal durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.

Ciertamente, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) está facultado para requerir la contabilidad a los contribuyentes, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, para que exhiban en su domicilio, establecimientos, en las oficinas de las propias autoridades o dentro del buzón tributario, dependiendo de la forma en que se efectuó el requerimiento, así como que proporcionen los datos, otros documentos o informes que se les requieran a efecto de llevar a cabo su revisión. Tales requerimientos de la información contable tendrán como único propósito que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) compruebe que los contribuyentes, los responsables solidarios, los terceros con ellos relacionados o los asesores fiscales han cumplido con las disposiciones fiscales y aduaneras y, en su caso, determinar las contribuciones omitidas o los créditos fiscales, así como para comprobar la comisión de delitos fiscales y para proporcionar información a otras autoridades fiscales.

Es preciso mencionar que los socios o accionistas de las sociedades mercantiles obligadas a llevar contabilidad conforme lo expuesto anteriormente, se consideran responsables solidarios, respecto de las contribuciones que se hubieran causado en relación con las actividades realizadas por la sociedad, en la parte del interés fiscal que no alcance a ser garantizada con los bienes de la misma, sin que la responsabilidad exceda de la participación que tenía el socio o accionista en el capital social de la sociedad durante el período o a la fecha de que se trate, cuando la sociedad mercantil no lleve contabilidad, la oculte o la destruya.
            
En materia de calificación de infracciones relacionadas con la contabilidad, debe señalarse que la llevanza de doble sistema de contabilidad, de dos o más libros sociales similares con distinto contenido y la destrucción o que se permita destruir la contabilidad de manera total o parcial, constituyen circunstancias agravantes. En tal sentido, son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, las siguientes: (i) no llevar contabilidad; (ii) no llevar los libros o registros especiales; (iii) llevar la contabilidad en violación de lo exigido por el Código de Comercio o el Código Fiscal de la Federación; (iv) no hacer los asientos correspondientes a las operaciones efectuadas; hacerlos incompletos, inexactos, con identificación incorrecta de su objeto o fuera de los plazos respectivos, así como registrar gastos inexistentes; (v) no conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo que establezcan las disposiciones fiscales; (vi) no expedir, no entregar o no poner a disposición de los clientes los comprobantes fiscales digitales por Internet de sus actividades, (vii) expedir comprobantes fiscales digitales por Internet asentando la clave del registro federal de contribuyentes de persona distinta a la que adquiere el bien o el servicio o a la que contrate el uso o goce temporal de bienes; (viii) no dictaminar los estados financieros cuando se hubiera optado por hacerlo; (ix) expedir comprobantes fiscales digitales por Internet como donataria autorizada sin contar con la autorización para recibir donativos deducibles; (x) no expedir o acompañar la documentación que ampare mercancías en transporte en territorio nacional; (xi) no tener en operación o no registrar el valor de los actos o actividades con el público en general en las máquinas registradoras de comprobación fiscal, o en los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal autorizados; (xii) no identificar en contabilidad las operaciones con partes relacionadas residentes en el extranjero, (xiii) no presentar o presentar de manera incompleta declaraciones informativas, y (xiv) utilizar para efectos fiscales comprobantes fiscales digitales que amparen operaciones inexistentes.

Finalmente, las sanciones pecuniarias con ocasión de la comisión de infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad pueden variar en su cuantía desde 1,520 pesos mexicanos a 134,840 pesos mexicanos.

Burt S. Hevia O. 
Nerubay