La importancia de construir relaciones efectivas con los clientes
 

La mayoría de los abogados pueden mirar hacia atrás e identificar algunas excelentes relaciones con los clientes, aquellas que se esforzarían por recrear en todo momento, y algunas que no han sido tan efectivas. Esta no es una excepción para los abogados de propiedad intelectual (PI) que pueden trabajar habitualmente con clientes de diferentes tamaños y niveles de experiencia, desde inventores individuales o pequeñas empresas emergentes hasta grandes corporaciones multinacionales, lo que dificulta la recreación de cualquier relación con un cliente. En muchos casos, puede haber varios niveles de abogados trabajando para servir a un cliente, lo que puede crear no solo diferentes clientes con posibles objetivos diferentes, sino también preguntas sobre roles y responsabilidades.

A. Construya una relación sólida: comunicación y confianza desde el principio

            •            Haga un esfuerzo para comprender la estructura
Un abogado In-house señala que sus mejores relaciones con abogados externos son aquellas en las que el colega externo comprende las presiones que enfrenta en la empresa. Dice que está feliz de que su abogado externo profundice y haga preguntas organizativas más importantes. Por ejemplo, "podrían solicitar un organigrama, [preguntar] quién va a revisar el producto de trabajo del abogado externo dentro de la empresa y preguntar sobre el objetivo final del proyecto". Estas preguntas pueden ayudar al abogado externo a proporcionar un producto más directo y útil al abogado interno.

            •            La comunicación sobre las expectativas debe ser abierta

La comunicación selectiva puede causar confusión, mientras que la comunicación abierta puede prevenirla. De hecho, tanto los abogados In-House como los externos identifican la comunicación abierta sobre las expectativas y la división del trabajo como algo importante para establecer relaciones sólidas. Según un In-House, "debe tener claras las expectativas, y un abogado externo debe tener claro si pueden cumplir esas expectativas". Esto puede incluir un cronograma para completar el trabajo, el presupuesto, los objetivos del proyecto y cualquier expectativa sobre lo que el producto de trabajo debe y / o no debe contener. El Dr. Sarma de la Oficina de Comercialización de Tecnología de la Fundación de Investigación Purdue (PRF OTC) observa que los profesionales internos y externos deben sentirse libres de hacer preguntas y aprender unos de otros sobre el tema y la forma más efectiva de generar valor a partir de la propiedad intelectual resultante.

            •            Trabajar en equipo aprendiendo la mejor manera de comunicarse entre sí

Los estilos de comunicación, las preferencias y el contenido pueden variar entre los abogados, por lo que es importante establecer expectativas sobre el estilo de comunicación desde el principio. Desde la perspectiva del abogado externo, una conversación temprana sobre cómo comunicarse debería ser la norma. Según Jeff Kapteyn, que practica el procesamiento de patentes en Price Heneveld, lo ideal es que exista un proceso claro para cada etapa, por ejemplo, pautas para la comunicación esperada después de que se reciba la divulgación de una invención, plazos claros y fechas de vencimiento para borradores u otros entregables, y comunicaciones deseadas en los diversos puntos medios. Kapteyn agrega que también es importante que el abogado externo comprenda los objetivos de un proyecto específico. Esto podría incluir comprender si la patente se encuentra en un área de crecimiento de productos, está protegiendo un producto estratégico a muy largo plazo o es principalmente con fines defensivos. Él cree que las mejores relaciones laborales son aquellas en las que el abogado externo, el abogado interno y el departamento de I + D pueden trabajar en equipo, no solo durante el proceso de redacción de la patente, sino también en el paisajismo competitivo, así como en el procesamiento. Si bien este es el objetivo final, si siempre es posible o no puede depender del alcance del proyecto y de las limitaciones presupuestarias.

            •            Conozca a su abogado In-House, ya que no todos los roles internos son iguales

Las organizaciones difieren en la forma en que utilizan abogados internos y externos para gestionar los riesgos legales y generar valor para la organización. Incluso dentro de una relación específica entre abogado interno y abogado externo, los roles que desempeña cada uno a menudo no son consistentes en los proyectos individuales. Según un abogado externo, es cuando los roles para un proyecto específico se comunican y comprenden claramente que los servicios legales se pueden maximizar. Por ejemplo, la proximidad de un abogado interno a los inventores y su confianza establecida dentro de la organización puede ser fundamental para hacer que se complete el borrador de la solicitud de patente de un abogado externo. O bien, el conocimiento heredado de un abogado externo sobre un tema en particular del trabajo anterior y continuo con la organización puede proporcionar información crítica para una transacción administrada por un abogados In-House, particularmente uno que haya sido asignado recientemente a un proyecto o sea nuevo en el puesto.

            •            Establezca confianza con su cliente

La "confianza" es un componente clave de una relación de trabajo eficaz. Un abogado In-house dice que el "In-House debe confiar en que el abogado externo brindará un asesoramiento directo, y el abogado externo no debe" endulzar "una respuesta indeseable. Si no se comunican las opiniones verdaderas de un abogado externo, un abogado interno puede depender de un asesoramiento incompleto y, a su vez, brindar ese asesoramiento incompleto a los empresarios. Esto puede ser perjudicial para la empresa y también para la reputación del abogado interno en su propia empresa ".

B. Capacite y eduque a sus clientes para que lo ayuden a ayudarlos

También puede ser importante educar a los clientes sobre lo que necesita el abogado para proporcionar un asesoramiento legal eficaz. Por ejemplo, Young señala que brindar capacitación básica a los inventores en el proceso de redacción de patentes puede ayudar a mejorar las presentaciones de invenciones que pueden constituir la base de una solicitud de patente. White se hace eco de esto y dice que, si bien trabaja con ingenieros e investigadores que son expertos en sus campos, a menudo no conocen los requisitos del sistema de patentes. Según White, brindar capacitación básica sobre derecho de patentes a los inventores, ya sea ad hoc u organizada, puede ayudar a los inventores a comunicar sus ideas al abogado de manera más eficaz, ya sea que utilicen un sistema de divulgación de invenciones o no. Además, en algunas áreas de la tecnología, la formación básica en PI puede ayudar a los inventores a comprender que algo que de otro modo considerarían "obvio" podría tener aspectos patentables.

C. Aproveche el valor que los abogados externos aportan a su organización

Comprender el valor que los abogados externos pueden aportar al proceso de adquisición de propiedad intelectual y la gestión de una cartera de propiedad intelectual también puede ayudar a los abogados In-House a tomar decisiones informadas sobre cuándo y cómo contratar a un abogado externo para el mejoramiento de la empresa.

            •            Fomente la relación para ayudarla a convertirse en una a largo plazo

Tanto los abogados In-House como los externos dicen que desarrollar y fomentar las relaciones a largo plazo es clave para obtener un valor que va más allá de los servicios facturados. Cuando se establece una relación a largo plazo, el abogado externo generalmente ha adquirido un conocimiento profundo del negocio de un cliente específico, los productos básicos del cliente, así como las áreas de crecimiento de productos, el panorama competitivo y el estado de la técnica existente, y otros conocimientos heredados sobre los productos y la cartera de propiedad intelectual de una empresa. Este conocimiento subyace e informa todo el trabajo que se realiza para el cliente. Según un In-House, "este conocimiento es un valor por el que no tenemos que pagar directamente, pero aún lo obtenemos. Esta es una verdadera asociación ".

            •            La creatividad agrega valor

Además de comprender el negocio del cliente, proporcionar estrategias creativas para resolver problemas legales puede ayudarlo a aumentar su credibilidad y valor para una organización. 

La experiencia en la materia y la "creatividad" son un valor agregado significativo de abogados externos en el área de patentes. Mehta dice "sin creatividad, un abogado externo es simplemente un transcriptor de las palabras del inventor. El abogado externo debe poder desafiar al inventor para que considere la invención fuera del contexto de la empresa en la que trabaja y para identificar las implicaciones tecnológicas más amplias de la invención, así como los posibles desafíos para la implementación que pueden necesitar ser superados ". El mejor abogado externo agrega el "qué pasaría si" y el "qué más" a la conversación, y piensa en las formas más creativas de proteger o reclamar sus inventos.

            •            Comprensión de las mejores prácticas

El abogado externo también puede ayudar a identificar las mejores prácticas. Debido a que los abogados externos a menudo trabajan con múltiples clientes en muchas industrias y áreas de tecnología, están en condiciones de educar a sus clientes sobre los desafíos y tendencias que ven repetidamente. Los abogados In-House deben alentar a sus abogados externos a compartir las mejores prácticas no confidenciales de la industria aprendidas al trabajar con un amplio espectro de clientes.

Fuente: ABA