即时通讯应用对企业通信的影响

EY Law - 根据美国司法部（DOJ）关于评估企业合规计划的相关文件（2023年3月），即时通讯应用已在许多市场普及，成为企业实现增长并促进沟通的重要平台。因此，有必要了解使用此类应用所涉及的风险，因为它们可能影响对企业合规计划的评估、企业在刑事调查中的配合，也可能为掩盖组织内部员工实施的欺诈行为提供便利。值得注意的是，企业中的大多数欺诈行为都是由2人或多人串通实施的；此类应用既便于他们相互沟通，也便于删除任何形式的通信内容，包括文本和文件。

什么是即时通讯应用？

这类通信平台允许用户在一段时间后删除对话，或自动删除对话。此类应用给企业带来了挑战，因为使用不当可能导致删除因监管、合规或诉讼需要而必须保留的信息。

使用即时通讯应用可能产生重大法律和合规后果。例如，如果企业卷入法律程序，缺乏有效的控制措施和保留政策可能导致企业承担高昂的信息发现服务费用并受到制裁。因此，企业必须实施适当的政策和控制措施，确保在适用情况下并在可行范围内，与业务相关的数据和电子通信能够被访问和保存。

建议

美国证券交易委员会（SEC）在一份风险提示中指出了其对即时通讯的担忧，并提出了一系列组织可采取的建议，以下列出其中部分建议：

· 制定有关使用电子通讯应用的政策和程序。

· 明确禁止将应用及其他技术用于商业目的，尤其是允许员工匿名发送消息或进行通信、自动销毁消息，或禁止第三方查看或备份消息的应用及技术。

· 要求员工接受有关政策和程序的培训，内容包括对使用电子消息和应用所设的禁令和限制，以及违反相关规定可能导致的纪律处分。

· 定期提醒员工，根据公司的电子通信政策和程序，哪些行为是允许的，哪些是禁止的。

· 征求员工意见，了解客户和服务提供商要求使用哪些通信方式，以便公司评估相关风险，并确定如何将这些通信方式纳入公司政策。

总之，制定与使用电子通信相关的有效政策和程序至关重要。企业应主动采取措施，建立有效的政策和控制措施，确保此类应用得到适当使用，并确保保存对企业运营和法律责任至关重要的信息。

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