Buenas prácticas en investigaciones internas en México

Von Wobeser y Sierra | En el marco del Sistema Nacional Anticorrupción y del fortalecimiento del marco regulatorio en sectores clave como el financiero, energético y de salud, las organizaciones que operan en México enfrentan un entorno de cumplimiento cada vez más riguroso. La evolución normativa —impulsada por leyes como la Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA), la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares (LFPDPPP), y un mayor escrutinio de autoridades como la CNBV, la COFECE y la UIF— ha derivado en una expectativa clara: las empresas deben contar con mecanismos eficaces para prevenir, detectar y remediar conductas indebidas al interior de sus organizaciones.

En este contexto, las investigaciones internas no son solo una buena práctica, sino un componente esencial de una cultura organizacional de integridad. Conducidas con rigor, no solo permiten actuar con diligencia frente a hechos concretos, sino también demostrar compromiso preventivo ante potenciales investigaciones regulatorias o litigios. En investigaciones internacionales relevantes, como el caso de Walmart México vinculado a pagos indebidos, la existencia de procesos internos bien documentados y ejecutados fue clave en la estrategia de defensa bajo el FCPA.

En este breve artículo analizamos brevemente aspectos que se deben de tener en cuenta al momento de conducir una investigación interna.

Alcance y planeación

Una investigación interna efectiva comienza con una fase de planeación estructurada. El primer paso es definir el alcance, lo que implica identificar con precisión:

• Los hechos a investigar.
• Las personas potencialmente involucradas.
• Las normas o políticas internas que podrían haberse vulnerado.
• Los objetivos específicos de la investigación (por ejemplo, determinar responsabilidad, validar controles, proponer medidas correctivas).

En esta etapa debe también determinarse:

• El tiempo razonable para concluir las investigaciones.
• Si se requiere involucrar asesores externos (legales, forenses, tecnológicos).
• La necesidad de preservar evidencia digital.
• El marco normativo o contractual aplicable (estatutos internos, código de ética, contratos colectivos, etc).

Una delimitación clara de estos elementos evita que la investigación se torne excesivamente amplia, costosa o poco enfocada, y minimiza el riesgo que la investigación o sus resultados sean cuestionada por terceros o por las propias autoridades.

Recolección y custodia de evidencia: preservar la integridad

Preservar la evidencia de manera segura e íntegra es una piedra angular de cualquier investigación. La evidencia puede incluir documentos, correos electrónicos, mensajes, grabaciones, archivos físicos, registros de acceso, plataformas colaborativas, o incluso dispositivos móviles.

Una buena práctica es emitir un "hold notice" a personas que podrían tener bajo su control evidencia relevante. Este aviso debe indicar la obligación de no eliminar, alterar o compartir dicha información. Debe quedar registrado y debe formar parte del expediente de la investigación.

Es esencial mantener una cadena de custodia clara: registrar quién recaba cada elemento de evidencia, cuándo y cómo fue almacenado, quién accedió y bajo qué condiciones. Este principio es crítico cuando los hallazgos pueden tener implicaciones ante autoridades regulatorias, penales o en procesos judiciales.

El acceso a dispositivos personales o comunicaciones privadas solo debe realizarse con consentimiento informado del titular, sustentado en políticas internas previamente aceptadas. De lo contrario, se corre el riesgo de violar la LFPDPPP o los derechos laborales previstos en la Ley Federal del Trabajo.

Revisión documental y entrevistas

La fase de análisis de la información relacionada con la investigación incluye la revisión documental y la realización de entrevistas a personas clave.

Las entrevistas deben desarrollarse bajo principios de:

• Confidencialidad.
• Respeto procesal.
• Advertencia de representación (Upjohn warning): informar al entrevistado que quien lo entrevista representa a la empresa, que la información se mantendrá confidencial pero que pertenece a la organización y puede ser utilizada en su interés, incluso frente a autoridades.

Se recomienda no grabar las entrevistas, salvo razones jurídicas fundadas y consentimiento explícito. Es preferible documentar a través de minutas detalladas, firmadas por el investigador o responsable del proceso.

Debe protegerse en todo momento la identidad del denunciante, evitar represalias y contar con mecanismos internos de protección. La empresa debe tener una política de no represalia efectiva y monitoreada.

Las entrevistas deben desarrollarse en espacios neutrales, sin coerción, y garantizando que el entrevistado pueda solicitar apoyo legal si así lo desea.

Reporte y medidas correctivas

Concluida la investigación, debe elaborarse un informe ejecutivo estructurado, que contenga:

• Hechos investigados.
• Evidencia recabada y analizada.
• Conclusiones legales (si se infringieron o no normas internas o externas).
• Recomendaciones concretas.

Este reporte no debe incluir juicios de valor ni afirmaciones sin respaldo documental. Puede adoptar formato narrativo, estructurado o por secciones, y debe ser revisado por las áreas legales y de compliance. En casos relevantes, también debe validarse con órganos de gobierno (como el Comité de Auditoría o el Consejo).

Las acciones correctivas deben ser proporcionales a la gravedad de los hallazgos. Algunas opciones incluyen:

• Sanciones disciplinarias o despido justificado.
• Reubicaciones o medidas cautelares internas.
• Revisión o terminación de relaciones contractuales con terceros.
• Ajustes operativos o tecnológicos.
• Refuerzo del sistema de controles internos.

También deben contemplarse medidas de remediación institucional, como capacitaciones, protocolos actualizados, rediseño de procesos o nuevas auditorías.

Cuando las conclusiones impliquen la posible imposición de sanciones laborales, es crucial considerar los plazos legales aplicables. En particular, la Ley Federal del Trabajo establece que el empleador cuenta con 30 días naturales para ejercer acciones disciplinarias a partir del momento en que tiene conocimiento del hecho y del responsable.

En escenarios con implicaciones regulatorias más amplias, también puede evaluarse la divulgación voluntaria ante autoridades como la CNBV, UIF, COFECE o, en el plano internacional, ante el DOJ o la SEC. Esta decisión debe tomarse estratégicamente, valorando su impacto en términos de cooperación, reducción de sanciones y protección reputacional.

Conclusión

Las investigaciones internas no deben verse como un simple trámite legal. Conducidas con método, objetividad y apego normativo, permiten a las organizaciones protegerse, aprender y mejorar. Una investigación interna robusta y documentada adecuadamente puede ser la diferencia entre una sanción millonaria y una resolución favorable. Más allá de resolver incidentes puntuales, demuestra liderazgo ético, refuerza la credibilidad institucional y construye confianza ante empleados, clientes, inversionistas y autoridades. En un entorno de exigencia creciente, contar con un proceso sólido de investigación interna es uno de los activos más valiosos del sistema de cumplimiento corporativo.

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