Boas práticas em investigações internas no México

Von Wobeser y Sierra | No contexto do Sistema Nacional Anticorrupção e do fortalecimento do marco regulatório em setores-chave, como os setores financeiro, energético e de saúde, as organizações que operam no México enfrentam um ambiente de compliance cada vez mais rigoroso. A evolução normativa — impulsionada por leis como a Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA), a Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares (LFPDPPP), e pelo maior escrutínio de autoridades como a CNBV, a COFECE e a UIF— levou a uma expectativa clara: as empresas devem contar com mecanismos eficazes para prevenir, detectar e remediar condutas indevidas em suas organizações.

Nesse contexto, as investigações internas não são apenas uma boa prática, mas um componente essencial de uma cultura organizacional de integridade. Conduzidas com rigor, elas não apenas permitem agir com diligência diante de fatos concretos, mas também demonstrar compromisso preventivo diante de possíveis investigações regulatórias ou litígios. Em investigações internacionais relevantes, como o caso da Walmart México relacionado a pagamentos indevidos, a existência de processos internos bem documentados e executados foi fundamental para a estratégia de defesa nos termos do FCPA.

Neste breve artigo, analisamos aspectos que devem ser considerados na condução de uma investigação interna.

Escopo e planejamento

Uma investigação interna eficaz começa com uma fase de planejamento estruturada. O primeiro passo é definir o escopo, o que implica identificar com precisão:

• Os fatos a serem investigados.
• As pessoas potencialmente envolvidas.
• As normas ou políticas internas que podem ter sido violadas.
• Os objetivos específicos da investigação (por exemplo, determinar responsabilidades, validar controles, propor medidas corretivas).

Nesta etapa, também devem ser definidos:

• O prazo razoável para concluir as investigações.
• Se é necessário envolver assessores externos (jurídicos, forenses, tecnológicos).
• A necessidade de preservar evidências digitais.
• O marco normativo ou contratual aplicável (estatutos internos, código de ética, acordos coletivos etc.).

A delimitação clara desses elementos evita que a investigação se torne excessivamente ampla, cara ou pouco focada, e minimiza o risco de que a investigação ou seus resultados sejam questionados por terceiros ou pelas próprias autoridades.

Coleta e custódia de evidências: preservar a integridade

Preservar as evidências de forma segura e íntegra é um pilar de qualquer investigação. As evidências podem incluir documentos, e-mails, mensagens, gravações, arquivos físicos, registros de acesso, plataformas colaborativas ou até dispositivos móveis.

Uma boa prática é enviar um “hold notice” às pessoas que possam ter sob seu controle evidências relevantes. Esse aviso deve indicar a obrigação de não excluir, alterar ou compartilhar essas informações. O envio deve ser registrado e o aviso deve integrar o dossiê da investigação.

É essencial manter uma cadeia de custódia clara: registrar quem coleta cada elemento de evidência, quando e como foi armazenado, quem teve acesso e em que condições. Esse princípio é fundamental quando as constatações podem ter implicações perante autoridades regulatórias ou penais, ou em processos judiciais.

O acesso a dispositivos pessoais ou comunicações privadas só deve ocorrer com o consentimento informado do titular, fundamentado em políticas internas previamente aceitas. Caso contrário, há o risco de violar a LFPDPPP ou os direitos trabalhistas previstos na Ley Federal del Trabajo.

Análise documental e entrevistas

A fase de análise das informações relacionadas à investigação inclui a análise documental e a realização de entrevistas com pessoas-chave.

As entrevistas devem ser conduzidas de acordo com os princípios de:

• Confidencialidade.
• Respeito ao devido processo.
• Aviso de representação (Upjohn warning): informar ao entrevistado que quem o entrevista representa a empresa, que as informações serão mantidas em sigilo, mas pertencem à organização e podem ser utilizadas em seu interesse, inclusive perante autoridades.

Recomenda-se não gravar as entrevistas, salvo quando houver razões jurídicas fundamentadas e consentimento explícito. É preferível documentá-las por meio de atas detalhadas, assinadas pelo investigador ou responsável pelo processo.

A identidade do denunciantedeve ser protegida em todos os momentos, represálias devem ser evitadas e devem existir mecanismos internos de proteção. A empresa deve ter uma política efetiva de não retaliação, sujeita a monitoramento.

As entrevistas devem ser realizadas em espaços neutros, sem coerção e garantindo que o entrevistado possa solicitar assistência jurídica, se assim desejar.

Relatório e medidas corretivas

Concluída a investigação, deve ser elaborado um relatório executivo estruturado, que contenha:

• Fatos investigados.
• Evidências coletadas e analisadas.
• Conclusões jurídicas (se normas internas ou externas foram ou não violadas).
• Recomendações concretas.

Esse relatório não deve incluir juízos de valor nem afirmações sem respaldo documental. Pode adotar formato narrativo, estruturado ou dividido em seções e deve ser revisado pelas áreas jurídica e de compliance. Em casos relevantes, também deve ser validado pelos órgãos de governança (como o Comitê de Auditoria ou o Conselho).

As medidas corretivas devem ser proporcionais à gravidade das constatações. Algumas opções incluem:

• Sanções disciplinares ou demissão por justa causa.
• Transferências ou medidas cautelares internas.
• Revisão ou rescisão de relações contratuais com terceiros.
• Ajustes operacionais ou tecnológicos.
• Reforço do sistema de controles internos.

Também devem ser consideradas medidas de remediação institucional, como treinamentos, protocolos atualizados, redesenho de processos ou novas auditorias.

Quando as conclusões puderem levar à aplicação de sanções trabalhistas, é fundamental considerar os prazos legais aplicáveis. Em particular, a Ley Federal del Trabajo estabelece que o empregador dispõe de 30 dias corridos para aplicar medidas disciplinares, contados a partir do momento em que toma conhecimento do fato e de seu responsável.

Em situações com implicações regulatórias mais amplas, também pode ser avaliada a divulgação voluntária a autoridades como a CNBV, a UIF, a COFECE ou, no âmbito internacional, o DOJ ou a SEC. Essa decisão deve ser tomada estrategicamente, avaliando seu impacto em termos de cooperação, redução de sanções e proteção da reputação.

Conclusão

As investigações internas não devem ser vistas como mera formalidade jurídica. Conduzidas com método, objetividade e observância das normas, permitem que as organizações se protejam, aprendam e melhorem. Uma investigação interna robusta e devidamente documentada pode ser a diferença entre uma multa milionária e uma decisão favorável. Além de resolver incidentes pontuais, demonstra liderança ética, reforça a credibilidade institucional e constrói confiança entre funcionários, clientes, investidores e autoridades. Em um ambiente de exigências crescentes, contar com um processo sólido de investigação interna é um dos ativos mais valiosos do sistema de compliance corporativo.

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