VIVANCO & VIVANCO: uma abordagem prudente e estratégica da inteligência artificial nos serviços jurídicos

Por Ana Rafaela Tello, Public Affairs Officer da VIVANCO & VIVANCO

Dois anos de investimento tecnológico estratégico na América Latina

VIVANCO & VIVANCO adotou, nos últimos dois anos, uma abordagem deliberada e prudente em relação ao investimento em inteligência artificial e tecnologia jurídica, priorizando uma avaliação rigorosa de cada sistema e ferramenta para garantir um retorno sobre o investimento demonstrável, ao mesmo tempo que mantém os mais altos padrões de confidencialidade dos dados e proteção do sigilo profissional.

Em vez de perseguir a inteligência artificial por si só, o escritório desenvolveu uma estratégia tecnológica gradual que reflete seu compromisso de prestar serviços a pessoas de alto patrimônio, multinacionais e operações transfronteiriças complexas, nas quais segurança, discrição e precisão são fundamentais.

A estratégia: inovação gradual em vez de adoção impulsionada por tendências

O cenário da tecnologia jurídica está saturado de anúncios de fornecedores e grandes promessas de transformação por meio da inteligência artificial. A abordagem da VIVANCO & VIVANCO se distingue por optar por avaliar, testar e integrar ferramentas de IA de forma metódica, em vez de perseguir manchetes.

O princípio fundamental é simples: cada sistema de IA deve demonstrar seu valor antes de ser implementado em todo o escritório.

Isso envolve uma avaliação rigorosa, que inclui testar as ferramentas com base em critérios claros de retorno sobre o investimento (ROI), desenvolver programas-piloto inicialmente em ambientes controlados e envolver os advogados na avaliação de sua utilidade. Além disso, o escritório mantém uma mentalidade centrada no cliente, perguntando sempre se cada ferramenta atende às suas necessidades. Acima de tudo, a proteção de dados é um requisito fundamental antes de avançar. A confidencialidade não é negociável, e toda tecnologia deve atender a essas exigências.

Essa abordagem gradual reflete o perfil dos clientes do escritório: investidores sofisticados, estruturas tributárias multinacionais, questões migratórias sensíveis e operações corporativas complexas. Esses clientes não priorizam a velocidade em detrimento da segurança. Esperam que seus assessores jurídicos atuem com discernimento e prudência.

A infraestrutura tecnológica: inteligência híbrida

Ao longo de dois anos, VIVANCO & VIVANCO desenvolveu uma infraestrutura híbrida de inteligência artificial adaptada a fluxos de trabalho jurídicos específicos:

Claude Cowork (Anthropic)

VIVANCO & VIVANCO utiliza Claude em diferentes áreas de atuação e funções internas:

• Due diligence: análise de estruturas de investimento e corporativas, avaliações de conformidade regulatória e análise de viabilidade de projetos
• Preparação de documentos: elaboração de documentos relacionados a questões jurídicas em diferentes áreas de atuação
• Análise da legislação tributária dos Estados Unidos: análise de normas tributárias complexas, requisitos de conformidade e implicações estratégicas
• Pesquisa e análise interdisciplinar: análise jurídica, síntese de jurisprudência e marcos regulatórios
• Documentação corporativa: elaboração de deliberações societárias, acordos e memorandos internos
• Projetos específicos por departamento: ferramentas personalizadas para grupos de prática específicos (Migração Global, Tributação dos Estados Unidos, Corporativo, entre outros)

Por que Claude? O escritório escolheu Claude, da Anthropic, por sua capacidade de realizar análises jurídicas complexas, trabalhar com documentos extensos e incorporar a documentação necessária, a legislação pertinente e instruções específicas para operar de acordo com essas diretrizes, algo fundamental para a atuação latino-americana e transfronteiriça da VIVANCO & VIVANCO.

Google Gemini

Integrado ao Google Workspace para otimizar a eficiência administrativa e operacional:

• Agendamento de reuniões e gestão de calendários
• Resumo de e-mails e extração de informações
• Automação de tarefas e otimização de fluxos de trabalho
• Esse nível de inteligência artificial gerencia tarefas de grande volume e menor sensibilidade, liberando advogados e funcionários administrativos para se concentrarem em trabalhos estratégicos.

Ferramentas especializadas: VisaLaw.ai

VIVANCO & VIVANCO adotou soluções especializadas de inteligência artificial adaptadas às necessidades de departamentos específicos. VisaLaw.ai, por exemplo, foi desenvolvida com uma finalidade específica para as áreas de atuação migratória, permitindo análises mais precisas e especializadas do que as oferecidas por ferramentas gerais de inteligência artificial.

O modelo híbrido reflete a filosofia da VIVANCO & VIVANCO: usar a ferramenta adequada para cada tarefa. Nem todos os desafios jurídicos exigem um modelo de linguagem de uso geral, e nem todos os fluxos de trabalho se beneficiam de uma inteligência artificial especializada.

Essas ferramentas são apenas o começo. Claude, Gemini e VisaLaw.ai são apenas uma amostra da atual geração de ferramentas integradas, e o roteiro tecnológico da VIVANCO & VIVANCO vai além. Capacidades adicionais de inteligência artificial estão sendo avaliadas e testadas em diferentes áreas de atuação, com o objetivo de agilizar fluxos de trabalho em operações corporativas, aprimorar a análise de conformidade tributária e ampliar a prestação de serviços aos clientes nas seis jurisdições em que o escritório atua. À medida que cada ferramenta demonstrar seu valor e atender aos protocolos de segurança, será integrada aos fluxos de trabalho do escritório.

O modelo de trabalho: avaliação, ROI e implementação disciplinada

A governança tecnológica da VIVANCO & VIVANCO segue um modelo claramente definido:

1. Critérios de avaliação

ROI: A ferramenta economiza tempo, reduz custos ou melhora a qualidade?

Segurança: Protege a confidencialidade do cliente e o sigilo profissional?

Integração: Funciona com a infraestrutura existente da VIVANCO & VIVANCO?

Escalabilidade: Pode apoiar o crescimento do escritório em seis jurisdições?

Conformidade regulatória: Atende aos requisitos de proteção de dados de cada região?

2. Programas-piloto

As novas ferramentas são testadas por um grupo limitado de advogados e funcionários antes de sua implementação em larga escala. O feedback e os resultados obtidos orientam as decisões sobre sua adoção, modificação ou rejeição.

3. Revisão contínua

Tecnologia não é algo que se instala e se esquece. A VIVANCO & VIVANCO revisa periodicamente:

• Padrões de uso e taxas de adoção
• ROI real em comparação com o ROI projetado
• Riscos emergentes ou problemas de conformidade
• Oportunidades de otimização ou substituição

4. Prioridade ao discernimento profissional do advogado

A IA é uma ferramenta para os advogados, não um substituto. Na VIVANCO & VIVANCO, os advogados mantêm controle total sobre a estratégia, a assessoria ao cliente e o produto final do trabalho. A IA apresenta opções e realiza análises rotineiras; os advogados tomam as decisões.

Liderança e governança

Rafaela Tello, cujas responsabilidades abrangem IA e Tecnologia, rankings jurídicos, desenvolvimento de negócios e gestão de fornecedores, supervisiona todas as implementações de inteligência artificial e tecnologia, em coordenação com a aprovação dos sócios. Essa estrutura de governança garante que cada ferramenta atenda a um objetivo empresarial e gere valor mensurável.

A métrica de ROI: A VIVANCO & VIVANCO compara a distribuição do tempo dos advogados antes e depois da integração da IA, considerando o valor por hora desse tempo e o custo das próprias plataformas. O resultado: mais serviços prestados em menos tempo e com melhor qualidade. Essa medição disciplinada garante que o investimento em IA se traduza diretamente em produtividade para o escritório e valor para o cliente.

Confidencialidade e proteção de dados: a base inegociável

A VIVANCO & VIVANCO atende clientes com informações sensíveis: estratégias patrimoniais de pessoas de alto patrimônio, operações empresariais confidenciais e questões migratórias com dimensões políticas ou familiares. A proteção de dados não é um recurso adicional, mas um requisito prévio para a adoção da inteligência artificial na VIVANCO & VIVANCO.

O modelo de confidencialidade da VIVANCO & VIVANCO

Sem dados de clientes no treinamento de modelos: A VIVANCO & VIVANCO não treina modelos próprios com arquivos de clientes. Claude e outras ferramentas são usadas apenas com informações inseridas em tempo real; os dados dos clientes não passam a integrar nenhum modelo subjacente.

Seleção de fornecedores e contratos: Toda relação com um fornecedor de inteligência artificial inclui acordos de tratamento de dados (DPA) que garantem que as informações dos clientes não sejam retidas, cláusulas de proteção da confidencialidade e do sigilo profissional, direitos de auditoria e certificações de segurança, além da conformidade com as normas regionais de proteção de dados (RGPD e leis locais de privacidade da América Latina).

Infraestrutura segura: As ferramentas são integradas por meio de APIs seguras, com criptografia de dados em trânsito e em repouso; os controles de acesso limitam seu uso a advogados e funcionários autorizados, e as informações protegidas pelo sigilo profissional são tratadas com o mesmo rigor que os materiais não eletrônicos.

Por que essa abordagem é importante

Grandes escritórios de advocacia buscam manchetes: «Investimento de 500 milhões de dólares em IA», «Escritório de advocacia nativo em IA», «Tecnologia transformadora». Esses anúncios transmitem ambição, mas muitas vezes deixam de lado as perguntas mais difíceis: Funciona de fato? Os dados dos clientes estão seguros? Vai melhorar o trabalho dos advogados?

A abordagem prudente da VIVANCO & VIVANCO responde a essas perguntas antes de implementar a tecnologia.

Para os clientes: recebem um serviço melhor e mais rápido: due diligences completas, mas ágeis; análises tributárias abrangentes, mas claras; e documentos precisos, mas personalizados.

Para os advogados: a IA gerencia grandes volumes de informações e tarefas rotineiras de reconhecimento de padrões, permitindo que os advogados se dediquem ao que só eles podem fazer: assessorar clientes, negociar condições, estruturar operações complexas e lidar com situações de incerteza.

Para o escritório: o investimento tecnológico gera um ROI mensurável, e não apenas custos operacionais. A VIVANCO & VIVANCO cresce sem sacrificar a qualidade nem a segurança.

A visão: IA como complemento, não como substituto

A VIVANCO & VIVANCO não considera que a inteligência artificial vá substituir os advogados, nem que deva fazê-lo. A visão do escritório é mais simples e prática: a IA potencializa a experiência profissional dos advogados.

Um advogado que usa Claude pode analisar documentos de due diligence com mais rapidez. Um advogado que usa Gemini pode organizar facilmente calendários internacionais complexos. Um advogado que usa VisaLaw.ai pode aplicar com precisão normas migratórias especializadas.

No entanto, estratégia, discernimento profissional, assessoria ao cliente e negociação continuam sendo essencialmente humanos. A IA não toma essas decisões; contribui para que sejam mais bem fundamentadas.

Olhando para o futuro

À medida que a VIVANCO & VIVANCO continua avaliando novas capacidades de inteligência artificial, o modelo de atuação do escritório permanece constante: avaliação rigorosa, ROI demonstrável e compromisso inabalável com a confidencialidade.

Os próximos dois anos provavelmente trarão novas ferramentas, novos casos de uso e novas oportunidades para prestar serviços apoiados em inteligência artificial. A VIVANCO & VIVANCO avaliará cada uma delas segundo os mesmos critérios: permitem prestar um serviço melhor aos clientes? Protegem suas informações? Tornam nossos advogados mais eficazes?

Para um escritório que atende os clientes mais sofisticados da América Latina em seis jurisdições, a resposta às três perguntas deve ser afirmativa.

Principais informações — Sobre a autora

• Autora: Ana Rafaela Tello
• Cargo: Public Affairs Officer da VIVANCO & VIVANCO
• Localização: Quito, Equador
• Ingresso no escritório: Outubro de 2024
• Responsabilidades descritas no artigo: Implementação de inteligência artificial e tecnologia, rankings jurídicos, desenvolvimento de negócios e gestão de fornecedores
• Formação: Estudos de Ciência Política e Governo na American University e na Trinity University
• Experiência acadêmica internacional: Programa de intercâmbio na The London School of Economics and Political Science (LSE), onde estudou Direito durante o ano acadêmico de 2022-2023
• Experiência anterior: Research and Data Analyst na ReadySpaces, Flórida, Estados Unidos