O impacto do uso de aplicativos de mensagens efêmeras nas comunicações corporativas

EY Law - Segundo publicações do Departamento de Justiça dos Estados Unidos (DOJ) relacionadas à avaliação de Programas de Compliance Corporativo (março de 2023), os aplicativos de mensagens efêmeras se tornaram onipresentes em muitos mercados e são uma plataforma importante para que as empresas cresçam, ao mesmo tempo que facilitam a comunicação. Diante disso, é necessário conhecer os riscos associados ao uso desses aplicativos, pois eles podem afetar a avaliação do programa de compliance da empresa e sua cooperação em investigações criminais, além de favorecer o encobrimento de fraudes cometidas por funcionários nas organizações. É importante lembrar que a maioria das fraudes em uma empresa é cometida por duas ou mais pessoas agindo em conluio; portanto, esse tipo de aplicativo facilita a comunicação entre elas e, ao mesmo tempo, a eliminação de qualquer tipo de comunicação, seja texto ou documento.

O que são aplicativos de mensagens efêmeras?

São plataformas de comunicação que, após determinado período, permitem excluir ou excluem automaticamente as conversas entre as partes. Esses aplicativos representam um desafio para as empresas porque, quando não são usados adequadamente, permitem excluir informações que precisam ser mantidas por motivos regulatórios, de compliance ou em razão de litígios.

As consequências jurídicas e de compliance do uso de aplicativos de mensagens efêmeras podem ser significativas. Por exemplo, se a empresa estiver envolvida em um processo judicial, a falta de controles e de políticas eficazes de retenção pode levar a custos elevados com serviços de descoberta de informações e a sanções para a empresa. Portanto, é imperativo que as empresas implementem políticas e controles adequados para garantir que, conforme aplicável e na medida do possível, os dados e as comunicações eletrônicas relacionados aos negócios sejam acessíveis e possam ser preservados.

Recomendações

A Securities and Exchange Commission (SEC) destacou suas preocupações relacionadas às mensagens efêmeras em um Alerta de Risco e apresentou uma série de recomendações que podem ser implementadas pelas organizações. Algumas delas estão listadas a seguir:

· Adotar políticas e procedimentos relativos ao uso de aplicativos de mensagens eletrônicas.

· Proibir expressamente o uso comercial de aplicativos e outras tecnologias que permitam que um funcionário envie mensagens ou se comunique anonimamente, possibilitem a destruição automática de mensagens ou impeçam a visualização ou o backup por terceiros.

· Exigir que os funcionários recebam treinamento sobre as políticas e os procedimentos relativos às proibições e limitações impostas ao uso de mensagens e aplicativos eletrônicos, bem como sobre as consequências disciplinares de sua violação.

· Lembrar regularmente os funcionários do que é permitido e proibido pelas políticas e pelos procedimentos da empresa relativos às mensagens eletrônicas.

· Solicitar aos funcionários comentários sobre as formas de comunicação que clientes e prestadores de serviços solicitam, para que a empresa avalie os riscos e determine como essas formas de comunicação podem ser incorporadas às suas políticas.

Em conclusão, é fundamental implementar políticas e procedimentos eficazes relativos ao uso de comunicações eletrônicas. As empresas devem tomar medidas proativas para estabelecer políticas e controles eficazes que permitam o uso adequado desses aplicativos e assegurem a preservação de informações essenciais para suas operações e responsabilidades legais.

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